Почему Skolkovo Legal потребовалась автоматизация?

Когда в компании было мало сотрудников, для согласования хватало почты, а для свода данных — Excel. Информации становилось больше, процессы усложнялись. В какой-то момент специалистов стало заваливать монотонной рутинной работой.

Более 40 юристов и патентных поверенных работают в компании

Специалисты Skolkovo Legal ежедневно работают над комплексными международными проектами по выводу проектов на ключевые рынки сбыта, обеспечивая юридическую защиту интеллектуальной собственности и инвестиций по российскому и иностранному праву.

Какие задачи решает Case.pro

Юристы бэк-офиса, которые занимаются контрактованием, вручную вели реестр заключенных договоров в Excel. Это отнимало время и сильно отвлекало их от основных задач. С реестром было неудобно работать: накапливалось огромное количество несистематизированной информации — требовалась автоматизация.

Несистематизированная информация по заказам

Документы хранятся в разных папках и в электронной переписке

VS

Автоматизация с Case.pro

Вся документация по заказам в едином электронном архиве

Отсутствие тайминга и биллинга

Нет данных, сколько времени и ресурсов уходит на оказание услуг

VS

Автоматизация с Case.pro

Автоматический учет времени и затрат консультантов на выполнение заказов

Ограниченные функции корпоративной системы

Внутренняя система не учитывает юридические задачи, а на ее доработку уйдет много времени

VS

Автоматизация с Case.pro

Создание карточки дела с нужным набором полей без программистов

Дорогостоящая доработка внешних сервисов

Кастомизация сторонних сервисов стоит миллионы рублей

VS

Автоматизация с Case.pro

Настройка системы под процессы фирмы без дополнительных затрат

Долгий процесс согласования

Согласование документов осуществляется через электронную почту

VS

Автоматизация с Case.pro

Автоматическое согласование документов в системе через постановку задач

Карточка заказа

Представители Skolkovo Legal настроили в Case.pro карточку заказа, прописав в ней необходимые поля: номенклатуру услуги, данные контрагентов, количество законтрактованных часов и т. д.
Пример заполнения карточки заказа

Этапы сделки по оказанию услуг в Case.pro

Сделка полностью реализуется в Case.pro при помощи настроенных сценариев автоматизации. Процедура согласования, email-переписка, контроль сроков, формирование отчетов — все это в единой системе.

Добавление заказа

Консультант получает от клиента обращение об оказании услуги, вносит информацию в карточку предзаказа. На эту карточку он может логировать время в рамках своей преддоговорной работы.

Формирование договора

Когда клиент готов заключить контракт, в карточке автоматически формируется задача юристам бэк-офиса на создание договора. Проект договора составляется здесь же — с помощью задач и обмена информацией.

Согласование и выпуск

Затем консультанту ставится задача: согласование договора с клиентом. После того, как все согласовано, внутри системы ставится задача бэк-офису о том, что можно выпускать договор.

Case.pro — очень комфортное решение для управления не только юридическими, но и основными бизнес-процессами. Здесь мы храним весь архив документов, связанных непосредственно с оказанием услуги, логируем затраченное время и учитываем расходы, выставляем счета и формируем акты. Особенности программы и, в частности, ее уникальный конструктор позволили внедрить систему в работу компании в очень короткие сроки. В настоящее время осуществляется интеграция Case.pro c единой IT-инфраструктурой Фонда «Сколково». Отчеты из базы данных, расположенной на сервере, выводятся в сторонние приложения, в том числе на мобильные устройства.

Фото финансового директора ЦИС «Сколково»

Константин Ельцов

Финансовый директор ЦИС «Сколково»

Какие результаты были получены

в 2 раза

больше заказов

смогли обрабатывать сотрудники Skolkovo Legal без увеличения штата

Карточки заказа любого типа настраиваются без помощи программистов

Рабочее время и затраты учитываются автоматически

Согласование между отделами проходит в общей системе, без длинных цепочек писем

Документы хранятся в едином электронном архиве

Счета и запросы на выставление актов формируются автоматически

Отчеты любой сложности создаются за считанные минуты

Эффективное управление проектами.

Узнайте, как Case.pro поможет вашему бизнесу.

Начать работу