Почему МегаФону потребовалась автоматизация?

До 2016 г. каждый из филиалов имел собственный штат юристов, что приводило к искусственному созданию избыточных вертикальных связей и усложняло отчетность.

Сотрудникам департаментов приходилось разбираться с несистематизированными задачами и документами. Это отнимало много времени и тормозило процессы, требовалась автоматизация.

46% юридических компаний планируют автоматизацию в 2018 году

Согласно опросу PwC Legal и Legal Insight «Юристы в эпоху диджитализации» почти половина юридических компаний планирует в течение года приобрести программные продукты для автоматизации своих юридических процессов, а еще 32% запланировали провести автоматизацию до 2020 г.

5 этапов внедрения Case.pro

Чтобы убедиться в необходимости приобретения и внедрения Case.pro, представители МегаФона предварительно провели глубокую аналитическую работу, протестировали систему и сравнили ее с аналогичными продуктами на рынке.

Тестирование

Изучение и анализ системы для формирования заказчиком первых требований по настройке, сравнение с другими системами, представленными на рынке. Принимается решение о покупке продукта и переходек следующим ступеням внедрения.

Кастомизация системы

Настраиваются ролевые модели, создаются карточки дел, шаблоны типовых документов для уменьшения трудозатрат по рутинным задачам — заявления, ходатайства на ознакомление с материалами дела, о переносе судебных заседаний, а также специфические формы отчетов — KPI, загруженность подразделений и т. д.

Обучение пользователей

Массовое обучение пользователей базовому функционалу системы. Проводится Implementation менеджерами Case.pro совместно со специалистами правовой функции ПАО «МегаФон», которые берут на себя вопросы административного и организационного характера.

Опытная эксплуатация

Case.pro развернут на оборудовании клиента, которое соответствует выставленным разработчиком требованиям, и система тестируется с полной рабочей нагрузкой на серверах, рассчитанных на 100+ пользователей. В процессе эксплуатации системы проверяется выполнение согласованных требований.

Промышленная эксплуатация

Финальный этап внедрения: все обязательства выполнены, внедрение завершено. Специалисты правовой функции ПАО «МегаФон» обучены основному функционалу Case.pro и полностью перевели всю свою работу в единую систему.

Какие проблемы решил Case.pro?

В 2016 году команда юристов правовой функции МегаФона провела трансформацию юридического департамента. В новой модели бизнес-процессы были полностью перестроены с учетом современных реалий и потребностей бизнеса. Было решено внедрить в работу новый продукт для автоматизации юридической деятельности — систему Case.pro.

Проблема

Огромный массив несистематизированных данных

Решение

10 000 активных дел и проектов стали храниться в единой системе

Все задачи департамента фиксируются в Case.pro в виде проектов, которые можно дополнительно декомпозировать, связывать между собой, назначать ответственных и делать необходимые пометки.

Проблема

Трата времени на типовые рутинные задачи

Решение

Создано 110 шаблонов и типов форм

Издержки на составление и обработку повторяющихся документов сократились на 50%, а сотрудники департамента освободились от рутинных задач.

Проблема

Трудности в передаче дел между юристами

Решение

172 штатных юриста получили быстрый доступ ко всем документам, делам и задачам

Передача дел между специалистами без потери данных в Case.pro занимает считанные минуты. Юристы могут точно учитывать свое время и затраты в несколько кликов.

Проблема

Запутанная многоуровневая система отчетности

Решение

11 системных отчетов было реализовано в системе по требованиям компании

Это помогает оценивать эффективность работы департамента и при необходимости корректировать процесс. Для специфических отчетов используется не только стандартный конструктор, но и SQL-запрос к базе данных Case.pro.

Проблема

Отсутствие оперативного взаимодействия с заказчиками

Решение

63 000 запросов от заказчиков стали ежемесячно обрабатываться в Case.pro

Для каждого запроса в Case.pro проекты создаются проекты, затем формируются дела и задачи. Фиксируется потраченное время — на основе тайминга выставляется счет. Это позволяет контролировать изменения и оперативно обрабатывать десятки проектов и сотни дел.

Проблема

Тайминг и биллинг без учета различных ставок исполнителей и скидок

Решение

Для каждой задачи в Case.pro настроены свои варианты оплаты

Почасовая ставка для сложных дел, а фиксированная для типовых задач: подготовка претензии, взыскание просроченной задолженности и других. Система автоматически просчитывает стоимость работ по каждому делу в зависимости от тарифной ставки того или иного сотрудника.

Решение внедрить Case.pro было принято для унификации и оптимизации процессов. Правовая функция выстроила взаимодействие со всей группой компаний: без дублирования процессов, без лишних затрат времени. А главное – при такой структуре все понимают, кто принимает решения, что ускоряет бизнес.

Автоматизация юридической работы позволяет экономить время на рутинных процессах, хранить накопленные знания в единой системе и динамически встраивать их в рабочий процесс всех юристов компании. Так мы можем поддерживать пиковую скорость принятия решений на рынке и оставаться лидерами в своей области.

Фото руководителя правового обеспечения текущих операций ПАО «МегаФон»

Дмитрий Забуга

Руководитель правового обеспечения текущих операций ПАО «МегаФон»

Какие результаты были получены?

Структуризация рабочих процессов, совместный доступ к документам, контроль затраченного времен, автоматический биллинг, экономия ресурсов на типовых рутинных задачах
и формирование отчетов любой сложности

Сокращение издержек

На 50% меньше времени стало уходить на составление и обработку повторяющихся документов.

Экономия времени

Внедрение системы автоматизации позволило сэкономить на рутинных процессах 34% рабочего времени специалистов.

Повышение KPI

Значения KPIs правовой функции в среднем повысились
на 15 пунктов.

Юрист должен быть юристом.
Экономьте время, деньги и ресурсы.

Начать работу